În ultimii ani, tot mai multe companii aleg să externalizeze partea de arhivare a documentelor către o firmă specializată. Cu toate acestea, părerile continuă să fie împărțite în ceea ce privește natura benefică a acestui serviciu. Explicația este una simpla: lipsa informației, dar și numărul redus de firme care oferă servicii de management al documentelor de înaltă calitate. Este nevoie de o cercetare a pieței pentru a identifica acea echipă cu care merită să colaborezi, însă până acolo, o trecere în revistă a câtorva dintre beneficiile arhivării ar fi de bun augur. Pentrua afla mai multe despre importanța arhivării documentelor, dar și despre ce presupune întregul proces de arhivare, am stat de vorbă într-un interviu cu Mihaela Enache, director Ecoromedia Arhivare, o cunoscută firmă de arhivare din județ. Aceasta este singura societate care este autorizată pentru toate serviciile de arhivare, având unicul depozit de arhivă preluată de la societățile aflate în lichidare, unele instituții sau alte persoane juridice. Aceasta este autorizată să elibereze documente, adeverințe, etc. pentru Casa de Pensii sau alte instituții și persoane fizice.
Pentru început am vrea să ne spuneți câteva cuvinte despre dumneavoastră…
Sunt o persoana energica si pozitiva, imi plac foarte mult provocarile. Si ca tot vorbeam de provocari, pot spune ca activitatea mea in acest domeniu este una din cele mai mari provocari. Arhivarea a fost pentru mine o necunoscuta, nu m- as fi gandit niciodata ca o simpla hartie poate avea o importanta foarte mare peste mult timp. Nu mi-au placut cifrele, asa ca am urmat latura umana, astfel ca am studiat ,,literele” si dreptul. De ce am spus ca ocupatia mea reprezinta o provocare? Deoarece eu nu am avut cunostiinte despre acest domeniu aflat intr-o continua dezvoltare. Imi desfasor activitatea la aceasta societate de 3 ani, am studiat despre ceea ce presupune arhivarea si pot spune ca imi place ceea ce fac.
Care sunt principalele servicii oferite de Ecoromedia Arhivare?
În momentul în care te-ai hotărât să cauți o firmă cu care să poți colabora, fie că este vorba de un singur proiect sau mai multe, trebuie să tratezi acest subiect cu atenție. Succesul serviciului depinde foarte multc ompania pe care o vei alege. Primul pas este să verifici lista de servicii oferite. Pe lângă arhivare fizică, o companie ce activează în acest domeniu îți poate oferi arhivare electronică, depozitare, transport, distrugere specializată, precum și consultanță de specialitate. Toate aceste servicii sunt oferite de Ecoromedia Arhivare. Și pentru că, pentru noi, managementul documentelor este un domeniu vast și foarte important avem în spate oechipă cu experiență.
În prezent, arhivarea documentelor financiar-contabile se face conform unor reguli intrate în vigoare anul trecut, care stabilesc, spre exemplu, un număr de 25 de acte ce trebuie păstrate de contribuabili timp de cinci ani. Totodată, există documente ce trebuie păstrate pentru zece sau chiar 50 de ani, iar arhivarea lor se poate face atât în format hârtie, dar şi electronic, caz în care trebuie respectate câteva reguli specifice. Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, încontinuare, respectând prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr.2634/2015, învigoare de la 1 ianuarie 2016.
Pe scurt, ce presupune procedura arhivistică în cadrul firmei la conducerea căreia vă aflați?
Arhivarea documentelor e necesară, ca și ordonarea hainelor în șifonier. Arhivarea documentelor nu înseamnă doar împachetarea acestora în dosare și cutii. Acesta este doar unul dintre pașii unui proces de arhivare fizică, alături de sortare, fondare, ordonare ș iselecționare. La baza acestor procedee stă nomenclatorul arhivistic, care stabilește tipul documentelor și termenul de păstrare a acestora. Celmai important pas este întocmirea nomenclatorului arhivistic. Este documentul ce stă la baza organizarii fondului arhivistic, constituit pe structura organigramei interne. El cuprinde și prezintă structurat, genul documentelor la nivel departamental si termenele de pastrare ale fiecarui gen de document in parte. De asemenea, o atenției mportantă este acordată și procesului de ordonare a arhivei: sortarea documentelor pe ani și compartimente, iar în cadrula cestora, pe probleme, structural, cronologic, alfabetic și analiza conținutului dosarelor, stabilirea indicativului după nomenclator și a termenului de păstrare. Urmează apoi constituirea unităților arhivistice ordonarea și gruparea documentelor în dosare, conform criteriilor legale și certificarea filelor din dosare (numerotarea documentelor). Inscripționarea dosarelor, cu înscrisurile necesare identificării documentelor, conform legislației este de asemenea un pas foarte important, la fel și sigilarea (parafarea) unităților arhivistice, inventarierea fondului arhivistic – în format fizic (registru inventar de depozit ș iregistru de evidență curentă) și în format electronic (CD / DVD), selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate și întocmirea documentației legale privind evidența documentelor ce vor fi casate. Ordonarea arhivei finale pe rafturi în depozit este pasul final încadrul acestui amplu proces de arhivare.
Cât de importantă este alegerea unei firme de arhivare de încredere?
Arhivarea documentelor este un proces foarte important pentru orice companie. Fie căvorbim de documente cu informații pentru desfășurarea activitității uneic ompanii sau de documente financiar-contabile ce trebuie arhivate conform legii în vigoare un număr de ani, arhivarea documentelor este un aspect obligatoriu. Este adevarat că firmele de arhivare vin în număr mare, însă pentru a te bucura de servicii profesioniste, este nevoie de un pic de atenție în alegerea unui partener de încredere. Întotdeauna arhivarea documentelor este indicat sa fie executată de o firmă de arhivare specializată, deoarece beneficiile sunt unele considerabile. În primul rând siguranța acestor informații este unul dintre cele mai importante beneficii, desigur aici mai menționam și condițiile în care acestea sunt arhivate. Să nu uităm însă că pentru stocarea documentelor este nevoie de un spațiu special amenajat în acest scop, deoarece legea prevede anumite condiții de păstrare a arhivei. Ecoromedia Arhivare îndeplinește toate aceste condiții și este, fără discuție, cea mai mare firmă de arhivare de pe raza județului.
Cât de importantă este experiența firmei într-un astfel de domeniu? Dar reputația?
Din punctul meu de vedere experiența este foarte importantă. De multe ori, antreprenorii sunt tentați să aleagă strict pe baza prețului, iar firma de arhivare ce vine cu cea mai bună ofertă este de obicei aleasă. Lucrurile nu ar trebui să stea deloc așa. O muncă de mantuială de cele mai multe ajunge să fie cea mai scumpă, pentru că odată încheiat proiectul, va trebui să cauți o altă firmă de arhivare, de data aceasta una cu adevarat profesionistă, care să repare tot ce a greșit prima. Nu ar fi mai bine să alegi o firmă cu experiența, ce îți poate oferi serviciile mult căutate de la început?
Și reputația contează foartemult, însă construirea unui brand, a unei imagini nu este un lucru simplu. De cele mai multe ori acest proces implică multă muncă, răbdare și mai ales, determinare. Tocmai de aceea, reputația companiei poate fi un bun filtru în ceea ce privește identificare unui partener de încredere. Valorile companiei sunt de asemenea folositoare. Atâta timp cât acestea coincid cu valorile tale, atunci poți presupune că viitoarea colaborare va fi una benefică, de ambele părți.
De ce este necesară arhivarea documentelor?
Având în vedere că importanța documentelor crește, administrarea acestora devine o activitate esențială, în cadrul oricărei companii sau instituții. În primul rând, apelând la un astfel de serviciu companiile își pot reduce semnificativ costurilor. Este mult mai înțelept să externalizeze serviciul de arhivare fizică si electronică decât sa încerce să o construiască unul intern. Rezultate sunt aceleași în final, însă cheltuielile cu siguranță nu. Odată ce te-ai hotărât să apelezi la o firmă ce îți poate oferi serviciul de arhivare, costurile companiei tale vor fi substanțial reduse.
Care este siguranța că actele vor fi păstrate într-un mod sigur?
Securitatea apare tot mai mult ca prim ingredient în orice domeniu de activitate. Un bun sistem de securitate al arhivei trebuie să asigure confidențialitate, disponibilitate și integrare a informației. Fiecare activitate este guvernată de riscuri si amenințări, însă, un bun management al documentelor asigură securitatea datelor și a fluxurilor de informații. Pentru arhiva fizică, o bună metoda de securitate este predarea acesteia către un depozit autorizat de arhivă, care respectă toate standardele de păstrare a informației, cum este depozitul firmei Ecoromedia Arhivare. Personalul este resursa cea mai importantă, dar care generează cele maimulte evenimente de securitate. Pentru a preveni astfel de incidente, accesul fiecăruia este limitat doar la informațiile care îl ajuta în munca sa.
Un mesaj pentru firmele sau instituțiile care nu s-au gândit încă să apeleze la serviciile unei firme de arhivare?
Să lase profesioniștii să se ocupe de arhivarea documentelor, astfel încât întreaga echipă să se concentreze doar pe creșterea business-ului.
Vă mulțumim pentru timpul acordat și mult succes în continuare!
